1. はじめに

イントラネットの中には、規則、手順、技術資料、ドキュメントのテンプレート、連絡事項といった有用な情報が提供されているとおもいますが、簡単にアクセスできるようになっているでしょうか？

私の勤務している会社の場合、イントラネットのトップのページがあって、そのページから、各部署のホームページや全社掲示板へのリンクなどがあります。
それぞれのリンクには簡単な説明がつけられていて、だいたいどのようなものが提供されているかわかるようになっています。

しかし、「だいたい」以上の事は、リンクをたどってそのページを見るまではわかりません。
例えばあるテンプレートを手に入れたい場合、そのテンプレートがＡという部署で提供されているのか、それともＢという部署で提供されているのか知っている必要があります。このテンプレートがよく使うものであればわかるでしょうが、始めて必要となったものだったりすると、人に聞いてまわらないかぎりまずわかりません。

このようなディレクトリ型の情報提供方法には、利用者の立場から考えると

• 目的のものがあるかどうかすぐには判断できない。
• 目的のものにすぐにたどりつくことができない

という短所があります。

逆に提供者側の立場からは、

• リンク先の情報が更新されるたびに、リンクのメンテナンスが必要となる。
• リンク先の情報を管理する必要がある。

という短所があります。

これらの短所ですが、イントラネット内に全文検索サーバを構築することで解消することができます。

全文検索サーバがあれば、探したい情報と密接に関係するキーワードを入力して検索ボタンを押すという一度の動作だけで、次の3つが実現されます。

1. 該当件数により、そのキーワードを持つページが存在するか否かを知ることができる。
2. 要約表示により、そのページの内容はどういった内容かを知ることができる。
3. 該当ページがリンクされているので、そのリンクを指定するだけで該当ページを表示することができる。

先にあげたディレクトリ型の情報提供方法の利用者側から見た短所がすべて解消されます。

情報提供者側から見た短所については、全文検索サーバのメンテナンス作業が必要となりますが、一度設定してしまえばほぼ自動化できるので、リンク先のページの更新により逐次発生する作業からは解放されるといってよいでしょう。

苦労して作成された有用な情報があるのに、活用されずに埋もれさせておくのはもったいないことです。
さっそくイントラネットの中に全文検索サーバを構築し、目的の情報を手軽に見つける手段を提供することにしましょう。