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Access で連番をふる

　データを表示するときに連番を振りたいことはよくあります。日本語データベースソフトの『桐』には「連番」という関数があるようですし、Excel には連番を楽にふる方法がいくつもあります。しかし、Access には「連番」をふる関数がありません。今回は、Access で連番をふる方法を紹介します。
　（このページの内容については pPoy さんにアドバイスをいただきました。どうも、ありがとうございました）

　一番簡単な方法は、連番用のフィールドを［オートナンバー型］にすることです。こうしておけば、自動的に番号がふられていきます。わたしたちが通常扱うデータ量であれば、これで十分です。ただし、これには次のような欠点があります。
  • データを削除すると、その番号がとんでしまう。
  • データを並び替えた場合、番号は固定されているので、並び替えた順序で番号がふり直されることはない。
  • データを抽出した場合も、番号が固定されているので、抽出したデータだけに連番をふることができない。
つまり、あるデータをある順序で表示する場合に、１から順番に番号を振りたい場合には［オートナンバー型］は不向きなのです。（なお、このような連続番号を「追い番」とも言うようです）

　VBA を使えば、クエリやテーブルに連番（追い番）のフィールドを作ることもできますが、非常に難しいです。しかし、ここでよく考えてみると、このような連番が必要になるのは多くの場合、表示・印刷したいときであって、必ずしもクエリやテーブルに連番フィールドが必要なわけではありません。

　そこで、レポート上で連番をふる方法を紹介します。これがもっとも現実的な方法だと思います。
　以下の手順でやってみてください。
  1. データの抽出・並べ替え等について必要なクエリを作ります。
  2. そのクエリに基づいて、とりあえずレポートを作成します。
  3. 連番用に空のテキストボックスを一つ作ります。
  4. そのテキストボックスの「プロパティー」を表示します。
  5. 「データ」タブの「コントロールソース」に［=1］と半角で入力し、「集計実行」を［グループ全体］とします。
以上で完成です。プレビューしてみると、上から順番に番号がふられていると思います。



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