Mr.Big～小技集・Excel の集計機能～

Excel の集計機能

　われわれ教師にとって Excel が最も役立つのは、成績処理ではないでしょうか。この『Ｍｒ．Ｂｉｇのホームルーム』でご紹介しているソフトを使っていただく手もありますが、場合によっては即席の成績一覧表を作らなければならないときもあります。成績一覧表では当然クラス毎及び学年全体の合計点や平均点を計算させたいはずです。ひとつひとつ SUM 関数や AVERAGE 関数を入力してもいいんですが、「集計」機能を使えば簡単に合計平均を求めて一覧表に挿入することができます。

　たとえば、クラス名、生徒名、国語・数学・英語の得点が入力された表を作り、クラス毎に集計する場合を考えます。「集計」機能を使う前には集計させたいグループ（この場合、クラス名）を基準にして並べ替えをしておいてください。このときの「集計」機能の使い方は、以下の通りです。

見出し行を含む表全体を選択して、メニューの「データ」－「集計」を実行します。
（範囲を選択せずに実行すると、自動的に適当な範囲を選択してくれます）
下図のようなダイアログボックスが表示されます。
「グループの基準」を「組」にします。
「集計の方法」を「合計」または「平均」など、望みのものを選択します。
「集計するフィールド」で集計させたい項目（この場合、国語、数学、英語）にチェックを入れます。
「ＯＫ」を押します。

　「合計」を実行したあとで、もう一度同じ操作で「平均」を実行すれば、両方のデータが挿入されます。ただし、この場合「現在の集計表と置き換える」のチェックをはずしておかないと、最後に行った集計行だけしか挿入されません。「グループごとに改ページを挿入する」のチェックをオンにすると、クラス毎に改ページされて便利です。「集計行をデータの下に挿入する」をオンにすると、クラス毎の集計行が各クラスのデータの最後に挿入されます。

　この機能の便利なところは、とにかくデータをどんどん入力したあとで集計行を挿入できる点と、総合計や総平均もデータの最終行に挿入される点です。また、この機能は実際には SUBTOTAL 関数で実現されています。詳しくはヘルプの SUBTOTAL 関数を参照してください。勉強になりますよ。