パソコン内にたまったファイルを分類するときにフォルダを作成して分類する。ファイル名を工夫して検索しやすいようにしておく。検索するためにキーワードを割り当てておくなどがあります。また文書ファイルなどでは全文検索できるソフトもありWORDやEXEL内の文字も検索できるものもあるようです。一般的には探すのに苦労するたびに種類や目的に応じてこれらの方法を試行錯誤しているのではないかと思います。
フォルダに分類する場合、利点としては使い慣れたインターフェースであること。ツリー構造は分類しやすいなどがあると思います。これに対して欠点は分類が多岐にわたると同じ要素を持った子フォルダを作成することになるため、大きい分類（上位のフォルダ）での検索は容易でも末端の方を主とする検索では多くのフォルダを開かなくてはならず探すのが大変である。
ファイル名を工夫して検索しやすいようにしておくこと。これは日付や用途などをファイル名に含めることでWINDOWSの検索や専門ソフトでファイル名検索を行うことですが、利点はフォルダ分類の欠点を補っていること。フォルダをたくさん開かなくても目的のファイルを探せます。欠点は検索に手間と時間がかかることです。
キーワードでの方法は利点として多面的な検索が出来ること。欠点は登録しておかなくては検索できないので手間がかかることです。
これらの方法の利点だけ考えるとインターフェースはツリー式の木構造を持っており高速に日付や内容検索ができて、ファイルに対する連想キーワードが自動的に作成され、最近使ったものが即座に表示されるようなソフトがあればよいことになります。実際にはこれを完璧に満たしたソフトは無いと思います。
管理した種類に応じてさまざまな種類のソフトがあります。アプリケーション起動が目的であればランチャー、ファイル整理が目的であればファイラー、お気に入りの整理管理が目的ならばお気に入り管理ソフト、画像の閲覧や管理が目的ならば画像閲覧管理ソフトなどが活躍します。それぞれに目的があり使いやすいものになっています。例えばおきいり管理ソフトならばサイトが更新されたか自動確認してきてくれるものや画像ソフトならば画像のプレビューが出来たりします。
身の回りのものはどのように整理しているでしょうか？よくある失敗に綺麗に分類しすぎてしまったばかりにどこに入っているのかわからなくなるという事があります。これは結局は物にはいろいろな分類されるべき要素があるため一つに決めて分類するには無理があるからです。最近のものならわかるかもしれませんが。結局はフォルダでファイルを分類していたときと同じようにあちこち開かなくてはいけないことになります。これでは片付けた本人でも探すのが困難になります。
それでは見つけやすくするためにはどうすればいいでしょうか？一番簡単なのは整理しないことです。使ったものは元に戻さず一番近くに置いていつまでも使えるようにしておく。その結果遠くにあるものは捨てるようにする。少ない書類やちょっとした個人的な物なら有効です。よく使うものが近くにあるのですから。しかし他の人と共有している物や、かさばる為に本格的な収納が必要な場合にはちょっと無理が出てきます。しかし普段はこれでいいのかもしれません。
宅急便などを送るときによく箱にシールが張られます。あて先や、割れ物注意など必要な情報が箱に付けられます。これは多くの人が見てすぐにわかるので多人数がかかわるときにはとても有効です。またこの箱にはバーコードが張られていてコンピュータで情報がすぐに読めるようになっています。この例では上の欠点が補われています。箱に複数の情報を割り当てることにより検索性にも優れ、共有性にも優れていることになります。
では家庭やオフィスでこの方法を使うにはどうしたらいいでしょうか。一番簡単なのは片付けた箱に直接入れた物や時期を記入したりシールを貼ったりすることです。しかし宅急便の時とは違うことがあります。共有性は確保できましたが量が多くなってきたときにやはり探すのが困難になります。またバインダーなどでは書ききれないなどの問題や書くのに手間がかかる問題もあります。
そこでよくやる方法が箱に番号を書き、簡単な内容だけ記入しておいて番号をパソコンで管理することです。EXELやACCESSなどのソフトやテキストエディタに書くだけでも立派なデータベースになります。これできちんと番号順に箱を並べておくとキーワードをもとに検索して見つけることができることになります。
なにか調べたい事がある場合には、今ではインターネットの検索サイトを利用していろいろなことが調べられます。一般的な常識の範囲から専門的なことまでいろいろなサイトがあります。このサイトを検索するときにはYAHOO!やGOOGLEなどの検索サイトを利用していると思うのですが、このときにたいていはキーワードを入れてページ検索しているのではないでしょうか？キーボードに不慣れなひとはディレクトリ検索でカテゴリをクリックして検索しているかもしれませんが有名なサイト以外は見つからないので物足りなければキーワードでページ検索していると思います。このときにサイトによって違いますがキーワードを複数入れて検索するとそのキーワードを全て含んだページやどれか含んでいるページが検索できます。これは箱にラベルを貼って複数のキーワードをパソコンで管理しているときと一緒です。それぞれ箱とＵＲＬが検索するときの基本になって、連想キーワードを基に検索されています。
上記のことを踏まえて現在ピッキーを３．０にバージョンアップするさいに次のような機能を考えています。まず最初に全てのファイルを扱えるようにすることです。次にＵＲＬ、文書、コメント、ラベルを同時に管理しようということです。これにより連想カテゴリによる検索で種類にとらわれずに同じビューにさまざまな種類がアイコンで同時表示されますのでいろいろなソフトを開いてそのたびに探すという行為が軽減されるのではないかと考えています。