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厳しい時代を生き抜くには「スピード」が求められます!
マネージャ、システム管理の皆様、少予算で業務を改善できます!

ビジネスマンの「携帯メール」への利用 〜メール転送を活用〜

電子メール利用お客様とのコンタクトを持つビジネスマンなら、アポイント1つを取るにしても、電話か電子メールがほとんどと思います。最近では、モバイルPCを持ち出して、電子メールを読み書きする場合も多いと思います。

しかしながら、この不況の厳しい時代には、ビジネスにはスピードが求められます。PCをゴソゴソと立ち上げて、初めて重要なメールがあることを知らされるのでは、
  既に遅かった・・・・・

と言うこともあります。

PCメールを一旦、携帯に転送しておけば、携帯で返事を書くことができなくても、メールが来たことをいち早く知ることで、その後の対応スピードが速くなります。

  この「スピード」こそが、厳し時代を生き抜くための条件です!

ここでは、ビジネスマンに必須の電子メールの活用方法について書いてみます。

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「メール受信通知」ツールとして携帯電話をビジネスに活用、営業効率をアップ

新着メール通知携帯電話は、メールの読み書きが出来ますが、結局のところ、お客様からのメールに携帯電話で返信することは難しいと思います。ビジネスメールには、挨拶文や読みやすくするための適度な改行など、「体裁」があり、これが、送り手の信用度や能力を表すことになります。

携帯電話では、一行の文字数表示が少ないため、携帯電話で書いたメールをPCのメーラで見ると、違和感があることが多いと思います。

携帯電話メールをビジネスに活用するには、PCの代わりにするのではなく、いち早くメールが届いたことを知るための「メール受信通知」として利用し、返信はやはりPCで行うことになると思います。

返信のスピードが求められるビジネスシーンでは、電車の中で商談メールが届いたことと、その内容を知ることが出来るだけでも、次に打つ手を考える十分な時間を得ることができます。

ビジネスチャンスを逃さないためにいち早くメール新着を知る!

メール転送方法例えば、会社のメールボックスに新着したメールを、携帯と自宅のPCの2箇所に転送することもできます。これらは、転送の方法や転送制限(フィルタ)を変えることもできます。

商談に関わる重要なビジネスメールが会社のアドレスに届いたことを携帯電話でいち早く知り、帰宅後でも、自宅のPCで返信を書くことができます。メールの新着は、数分のうちに携帯電話に知らされるため、商談に関わるメールの重要度を判断する時間的余裕が生まれます。

PCを立ち上げてメールチェックして初めて重要メールがあることを知らされる場合に比べれば、
スピーディーな有利なビジネス展開ができます。

例えばこんな感じに↓。

1) メール転送ソフトで、PCに届くメールを
携帯電話に転送しておく。
★これをPCメールの受信通知に利用!★

2) メールの先頭部分だけを転送。
SOFTBANKなら受信無料範囲を利用可能。
これで、メールの重要度を判断。

3) メールの返信を携帯電話で書くことは難しい。例えば、電車の中や社内でも別の場所で商談メールが届いたことを知ることが出来るだけでも、次に打つ手を考える十分な時間を得ることができる。

やはり、ビジネスメールの返信は、PCできちんと書くべきでしょう。

社内の緊急メールなら、携帯で返信しても問題ないかも知れません。

 

 

   SOFTBANK携帯に パケット代無料でPCメールを常時転送する方法 【必見!】


「メール転送ソフト」を利用してビジネスメールを携帯に転送

ガラケーへ転送「メール受信通知」のツールとして携帯電話を活用するなら、要件だけを見やすくして携帯電話に転送した方が有利です。現在の携帯電話メールサービスは、長文のメールを受け取ることも出来ますが、例えばPCメールに付いている前回のメールのやりとりである「引用文」は、携帯での閲覧には不要です。また、メールのパケット料金の負担にも関わります。

そこで、携帯電話への転送機能を持った「メール転送ソフト」で、必要な情報だけを携帯電話に転送する方法があります。docomo、au、Softbank、GSMなど、日本国内外全てのキャリアに対応できます。

   ForwardMail4 法人利用向け100/400アカウント版

PCメールと携帯電話メールの違い

現在の日本の携帯電話のメール機能は、PCのメールと同等に扱うことが出来ますが、メールの構成(エンコード、添付ファイルなどの付随情報)の点で異なっています。PCのメールを携帯電話のアドレスに転送しても、正しく読めない場合もあります。主に、

・文字数の制限
・キャラクタコードの違い
・ファイルを添付するためのMIME構造

の点で異なっています。

ガラケーメール日本の携帯電話のメールは、日本語キャラクタコード(ISO-2022-JP、SHIFT_JIS)が使用されており、日本語や英語のキャラクタは正しく読めますが、欧州のキャラクタコード(ISO-8859-*)や、日本語であっても、UNIXで使用するEUC-JP、全世界共通の国際キャラクタコード(UNICODE、UTF-8、UTF-7)は正しく読めない場合があります。

また、添付ファイルのあるメールは、メールがMIME構造にエンコードされており、写メールの様な画像ファイルの一部はサポートされますが、全ての添付ファイルを受け取ることは出来ません。(受け取っても見ることができないので、意味がありません。)

必要なメールだけ送り携帯で読みやすくする機能

「メール転送ソフト」には、様々な機能があります。

■携帯電話に転送しても確実に読めるように・・
・どんなキャラクタコードのメールでも、携帯電話で読める日本語コードに変換する
・日本の携帯では読めない言語のメールは転送しないようにする

■携帯の小さい画面で読みやすいように・・
・「引用文」の部分は送らないようにする
・添付ファイルはカットして、本文だけを転送する
・転送するメール本文の文字数を任意の文字数に制限する
・改行やスペース、連続文字(------などの文字飾り)は削除して送る

■スパムなど不要なメールは転送しないように・・
・差出人のアドレスや題名などの付随情報からスパムと判断できるメールを送らないようにする

■夜中に携帯が鳴ったりしないように・・
・夜間など転送不要な時間帯を除いてメール転送する

等です。

メール転送ソフトの定番「ForwardMail4」

ForwardMail4(フォワードメール4)は、1999年にVer.1をリリースして以来、電子メール転送ソフトとして成長してきた、ロングセラーソフトです。上で紹介した携帯電話への転送機能の他、モバイルPCへの転送機能も充実しています。

このソフトは、オフィスや自宅でネット接続されたPCを使用して指定したメールアドレスを自動チェックし、新着したメールがあれば、これを携帯やモバイルPCに転送するものです。転送するためには、このソフトを起動したままPCを立ち上げておく必要があります。

自宅やオフィスでデスクトップ型のPCを使っている場合であれば、常時起動したままでタスクトレイに入れておくと、バックグラウンドでメールを転送してくれます。同じPCで、普段の仕事やメールチェックを行っても問題ありません。

   ForwardMail4 機能などの紹介

オフィスにデスクトップPCを持たないビジネスマンには・・・

ソフトを立ち上げてメール転送するためのPCを持たないビジネスマンは、会社のシステム管理者に「メール転送ソフト」の採用を相談してみましょう。ForwardMail4には法人利用向けの100/400アカウント版があります。システム管理者が、1台のPCを利用して、全てのビジネスマンのメールを転送することもできます。

あなたのビジネスにお役立てください!


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